テレワーク導入

弊社では、新型コロナウイルス感染症が流行りはじめた２０２０年４月からテレワークを導入しています。

テレワークを導入するに当たり、以下の準備を行いました。

①テレワーク規程の作成
　テレワークを実施するにあたって、次のルールを作りました。

　・対象者の範囲
　　～　勤続1年以上、業務上必要性が認められること、集中力があり、時間管理能力に優れていること・・・

　・申請のしかたとテレワークの期間
　　～　当初はスタッフが自由に選択できるのではなく、会社に申請して実施することとしました。
　　　　テレワークが定着してきたので、現在ではスタッフの選択に任せています。

　・勤務場所
　　～　原則自宅としました。
　　　　状況によってはサテライトオフィスもＯＫとしましたが、これまでは１００％自宅勤務です。

　・連絡方法
　　～　弊社では無料プランのＳｌａｃｋを利用しました。
　　　　Ｃｈａｔｗｏｒｋなども検討しましたが、「使いやすさ」を優先してスタッフの意見で決めました。
　　　　現在はセキュリティを考慮してＴｅａｍｓを利用しています。
　　　　テレワーク時の業務報告は勤務終了時にＳｌａｃｋで行ってもらいました。

　・勤怠
　　～　クラウド型勤怠管理システムの「ＡＫＡＳＨＩ」を利用しています。
　　　　リモートデスクトップ接続で会社のＰＣにログインしてもらい、
　　　　デスクトップから打刻アプリを立ち上げて打刻してもらいます。
　　　　スマホのＧＰＳ打刻も利用できますが、弊社では使用していません。

　・使用する機器
　　～　当初は自宅ＰＣを利用してもらっていたので、在宅勤務の費用補助として月１，５００円の
　　　　在宅勤務手当を支給していました。
　　　　現在は会社貸与のノートＰＣを利用してもらっていますが、費用補助は継続しています。

②運用ルールの話し合い
　テレワーク規程を作りましたが、出社して業務を行うスタッフも必要です。
　そのため、テレワークを利用する日についてスタッフ同士で話し合い、スケジュールを組んでもらいました。
　弊社で重要視したのは「公平性」です。
　テレワークを利用することで他のスタッフに過度の負担がかからないようにお願いしました。

【業務への影響】

実際にテレワークを導入してみましたが、感染予防の意味合いが強かったため、
業務への多少の影響は織り込み済でした。

とはいえ、想定していたほどストレスなく運用できたことで、新たな気づきがありました。

一番驚いたのは、業務に停滞が発生せず、さらに無駄な動きが省かれたことです。

●　出社しないことで「やらなくてよいこと」を「やらない」という共通認識が形成できました。
●　複数担当制を導入し、一社につき２名で担当することとしました。
　 →　二人で一社を担当することで、お互いの役割分担を明確になり、無駄が省かれました。
　 →　一人に係る負担も軽減されたので、スタッフのストレスも軽減されたと思います。
　 →　複数担当制によりチェック体制も強化されたことは安定した業務運営に効果がありました。
　 →　業務内容を理解しているスタッフが複数いることで、休暇も取りやすくなっています。

このように、テレワークを導入するために業務運営を見直したことで
★　無駄が省かれた
★　一人当たりの負担が軽減された
★　休暇が取りやすくなった
★　スタッフ間のコミュニケーションが促進された
というメリットがありました。

また、経営者の視点から見たときに、
★　効率化による経費削減
★　スタッフのスキル向上（ＩＴに関する知識、スキル等）
★　結果としての生産性向上
というメリットもありました。

ただ、問題もありました。

当初は自宅ＰＣを利用していたため、各自のＰＣ環境で作業効率に違いがありました。
また、通信環境の問題もあるため、テレワーク助成金を利用してＰＣとＶＰＮ環境を整備しました。

助成金の申請は、普段から弊社のＩＴ環境整備に尽力いただいている会社にサポートいただきました。
ＰＣ購入から設定、助成金申請用の資料の準備等までサポートしていただき、大変助かりました。
おかげさまで負担が少なく助成金を申請することができました。

【課題】

新型コロナウイルス感染症の感染リスクも低下してきた中で、テレワーク導入の当初の目的であった
「感染予防」の点では導入のメリットも低下してきました。

今後は、生産性向上と多様な働き方を両立するための施策として、テレワークをどのように活用するか、が課題となります。

テレワークをすれば生産性が向上する、という訳ではありません。
生産性向上のためには「テレワークが不可欠である」という仕組みを整備することが求められます。

次回は「今後のテレワークの活用」について考察してみたいと思います。